Serienbrief Word 2013 Mit Excel Tabelle

Aus einer Excel-Tabelle können Sie auch eine Datenquelle für einen Word-Serienbrief machen. Legen Sie wie gewohnt eine Excel-Datei an und füllen Sie diese mit Daten. Die weiteren Schritte erklären wir in diesem Praxistipp anhand eines Beispiels.

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Give-and-take-Serienbrief mit Excel als Datenquelle

Für das Beispiel erstellen Sie zuerst eine Excel-Datei gemäß der Grafik. Starten Sie danach Give-and-take und befolgen Sie untenstehende Anleitung.

Gehen Sie in Word zum Tab "Sendungen".
Klicken Sie dort auf "Empfänger auswählen" und danach auf "Vorhandene Liste verwenden".
Wählen Sie im nächsten Dialogfenster die eben erstellte Excel-Datei aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf "Öffnen".
Im nächsten Fenster müssen Sie dice Tabelle in der Excel-Datei auswählen, in der die Daten vorhanden sind. In diesem Autumn wäre das die Tabelle 1. Setzen Sie den Haken bei "Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften" und klicken Sie auf "OK".

Beispiel einer Excel-Datenbank (Screenshot: Puia Zahedi)

Seriendruckfelder in Word einfügen

Seit Sie den vorherigen Dialog mit "OK" bestätigt haben, verwenden Sie Excel bereits als Datenquelle. Um dies zu demonstrieren, fügen Sie wie folgt Seriendruckfelder in Ihren Serienbrief ein.

Gehen Sie wieder zum Tab "Sendungen" und klicken Sie auf "Seriendruckfeld einfügen". Dice Einträge in der Dropdown-Liste entsprechen den Spaltenüberschriften in Ihrer Excel-Datei.
Stellen Sie einen kleinen Adressblock zusammen, indem Sie zuerst das Seriendruckfeld "Vorname", danach "Nachname" und darunter noch "Adresse" einfügen.
Klicken Sie nun wieder unter dem Tab "Sendungen" auf "Vorschau Ergebnisse".

Word Seriendruck — Mit Excel und Word einen Serienbrief erstellen: Werte aus Excel in Word übernehmen. (Screenshot: Puia Zahedi)

Empfänger im Serienbrief eintragen

Discussion zeigt Ihnen nun den ersten Eintrag der Excel-Datei an.

Für die zweite Person, klicken Sie auf den nach rechts zeigenden blauen Pfeil rechts vom Button "Vorschau Ergebnisse".
Mit diesen Pfeilen können Sie alle Empfänger durchgehen, die Word aus der Excel-Datei ausgelesen hat.
Dies hat den Vorteil, dass Sie den Brief sowie das Layout übersichtlich und einheitlich auf einer Word-Seite haben. Dadurch werden fällige Änderungen gleich für alle Empfänger übernommen.
Kommen neue Empfänger dazu, können Sie diese einfach in der Excel-Datei hinzufügen und schon sind sie auch in Ihrem Serienbrief vorhanden.

Videotipp: Signatur in Give-and-take einfügen

Word: Signatur einfügen

Wie Sie einen Serienbrief in Outlook erstellen, lesen Sie im nächsten Praxistipp.

(Tipp ursprünglich verfasst von: Marius Vollrath)